[한국에살며] 이메일은 왜 이렇게 번거로울까

“선생님, 재학증명서 필요해요.” 내가 이화여자대학교 언어교육원 행정조교로 일할 때 중국 유학생들에게서 가장 자주 받았던 이메일 요청이었다. 이런 이메일은 겉으로 보기에는 별문제 없어 보이지만 막상 열어보면 이름도 없고, 학번도 없고, 소속 반도 빠져 있다. 누구인지조차 알 수 없으니 당연히 행정 처리를 진행할 수 없다. 이럴 때 나는 “이름, 학번, 반을 알려주세요”라고 다시 회신해야 했다. 간단한 요청 하나를 처리하는 데 이메일을 서너 번 주고받아야 하는 상황이 반복되다 보니 업무의 비효율성에 대해 고민하지 않을 수 없었다.

한국 대학에서는 이메일이 가장 기본적인 소통 수단이다. 수업, 출결, 비자, 장학금 등 중요한 안내는 대부분 이메일로 전달되며 이 과정 자체가 하나의 공식 행정 절차로 간주된다. 메일은 단순한 메시지가 아니라 기록이 남는 지면상 소통이다. 하지만 많은 중국 유학생들은 이메일을 거의 메신저처럼 사용한다. 이 앱들의 인터페이스는 마치 채팅창처럼 구성되어 있다. 메일이 말풍선 형식으로 보이고 메시지를 보내는 방식도 채팅하듯 간단한 문장을 툭툭 던지는 식이다. 그러다 보니 이름이나 학번, 소속 같은 기본 정보는 물론 인사말이나 맺음말도 빠져 있는 경우가 흔하다.

탕자자 이화여자대학교 다문화·상호문화 박사과정

중국 학생들은 중요한 소식이라면 당연히 위챗이나 단체 채팅방에서 전달돼야 한다고 생각한다. 이메일을 매일 확인하지 않고 알림 설정도 하지 않는 경우가 많다. 이메일보다 빠른 반응과 실시간 피드백이 가능한 플랫폼에 익숙하기 때문이다. 이러한 소통 방식의 차이는 갈등을 낳는다. 중국 학생들은 “왜 한국의 행정은 이렇게 복잡하고 비효율적인가”라고 느끼고 한국 측 행정 담당자들은 “학생이 기본 정보조차 제공하지 않으며 책임감이 부족하다”라고 판단한다. 그 결과 단순한 서류 요청이나 수업 관련 공지 하나도 원활히 전달되지 못하고 업무가 반복되며 쓸데없는 시간과 에너지가 낭비된다.

특히 외국인 유학생을 담당하는 행정 부서에서는 이런 오해가 쌓일수록 행정 피로감도 커지게 된다. 예를 들어 내가 맡은 업무에는 학생이 재학증명서를 신청하면서 금액을 잘못 송금해 환불이 필요한 상황이 발생한 적이 있다. 하지만 학교에서는 한국 내 은행 계좌로만 환불이 가능하므로 학생에게 한국 은행 통장 사본을 요청해야 했다. 이 단순한 절차를 메일로 세 번, 네 번에 걸쳐 설명했지만 학생이 내용을 제대로 이해하지 못해 행정 담당자는 큰 어려움을 겪었고 결국 온종일 이메일을 주고받으며 처리해야 했다.

결국 이러한 현상은 유학생들이 새로운 제도 안으로 들어올 때 겪게 되는 자연스러운 문화 충돌이라고 볼 수 있다. 한국 대학은 오랜 시간 동안 쌓아온 체계적인 행정 절차와 소통 방식이 있으며 유학생도 그 시스템의 일원으로서 이를 이해하고 존중하며 적극적으로 적응해 나가야 한다. 특히 출결, 비자, 장학금 등 중요한 행정 업무를 처리할 때는 이메일을 정확한 형식으로 작성하고 학교 공지를 수시로 확인하는 습관을 들이는 것이 유학생 본인의 학업과 생활의 안정성과도 직결된다. 아울러 한국 대학에서도 유학생들이 보다 원활하게 적응할 수 있도록 돕는 체계적인 지원이 필요하다. 특히 입학 초기 단계에서 학술적 소통 방식, 행정 절차, 학교 시스템 활용법 등에 대해 안내하는 교육 프로그램이 마련된다면 유학생들의 초기 혼란을 줄이고 한국 대학 문화에 보다 빠르게 적응하는 데 큰 도움이 될 수 있다.

탕자자 이화여자대학교 다문화·상호문화 박사과정