해당기관서 가치따져 7가지 분류
일반문서 9년 보관후 기록원 이관

그동안 공공기록은 ‘정부공문서 규정’, ‘사무관리 규정’ 등에 의해 관리돼 왔다. 하지만 이 같은 규정은 국가기록을 관리·보존한다는 측면보다는 공문서 유통에 더 초점이 맞춰져 있었다.
과거 주먹구구식 보존에서 일정 체계를 갖고 기록이 관리되기 시작한 것은 1999년 공공기록관리법이 제정되면서부터다. 2000년 1월 공포된 공공기록물관리법 시행령에는 중요도에 따라 기록물을 영구보존물과 준영구보존물, 20년, 10년, 5년, 3년, 1년 등 7가지로 구분하고 있다.

이에 따라 기록물은 각 기관에서 9년까지 보관이 가능하고, 이후에는 대전 국가기록원으로 이관돼 보존된다. 기록물이 국가기록원에 입고되면 목록 등록과 일련번호가 매겨져 1차 기록물로 분류된다. 이어 기록물의 가치를 평가하는 내용 평가 작업을 거치고 기록물 훼손 여부 등 물리적 상태의 점검·평가도 받는다. 이런 과정을 거쳐 종이 기록물은 마이크로필름으로 촬영하고, 전자문서는 광디스크로 찍어서 원본과 별도 보존한다. 시청각자료도 디지털작업으로 복제된 뒤 원본과 따로 보존된다.
이와 함께 영구보존되는 기록물들은 정기점검을 받는다. 훼손된 기록물이 발견되면 우선 리스트를 작성해 대상을 지정하고 복원작업에 나선다. 종이기록물 원본이 훼손된 경우 1차로 복원센터에서 수작업으로 치료받는다. 먼저 산성화 때문에 ‘부스러짐’ 현상이 심각하면 탈산(脫酸) 처리하고, 곰팡이 등 기타 오염물질에 의한 훼손은 천연 허브향을 이용해 18시간 이상 소독처리를 한다.