일반적으로 회사의 정관에서는 사업연도를 해마다 말일로 정하고, 매 사업연도 종료 후 3개월 이내 정기 주주총회를 소집하도록 정하고 있습니다. 주총은 주주의 총의에 의해 회사의 기본적 중요사항에 대한 의사를 결정하는 필수적 기관을 가리킵니다. 주주는 주총에서 이사와 감사의 선임, 회사의 기본적 변경사항(정관의 변경, 자본의 감소, 해산·합병, 분할·분할합병, 주식 교환 및 이전 등), 재무제표의 승인 등을 의결합니다. 상법은 주총의 권한으로 되어 있는 사항은 반드시 주총이 결의해야 하고, 주총 결의도 이를 다른 기관에 위임할 수 없도록 정하고 있습니다.

총회의 결의는 상법이나 정관에서 다르게 정하고 있는 사례를 제외하고는 출석한 주주 의결권의 과반 수(의사 정족수)와 발행 주식 총수 중 4분의 1 이상의 수(의결 정족수)로 합니다. 따라서 어떤 안건을 두고 주주 간 대립이 발생하거나 주주가 의견을 관철하기 위해서는 자신의 편을 모아야 합니다. 주주는 대리인으로 하여금 그 의결권을 행사하게 할 수 있습니다. 따라서 다른 주주들로부터 의결권 행사를 위임받으면 자신의 편을 확보할 수 있는 것입니다. 이처럼 의결권 위임에 따라 총회 결의 결과가 달라질 수 있고, 의결권 대리행사가 적법한지 여부에 따라 총회 결의 효력의 가부가 다퉈질 수도 있습니다.

원칙적으로 대리인은 주주로 제한되는 것은 아닙니다. 다만 정관으로 대리인의 자격을 주주로 제한하는 회사가 많습니다. 판례에 따르면 이러한 정관은 주총이 주주 이외의 제3자에 의하여 교란되는 것을 방지하여 회사 이익을 보호하는 취지에서 마련된 것으로서, 합리적인 이유에 의한 상당한 제한으로서 유효하다고 봅니다. 다만 주주 이외의 3자에 의하여 교란되어 회사 이익이 침해될 위험이 없을 때에는 정관상 제한에도 3자가 의결권을 대리행사 할 수 있습니다. 판례는 직원의 의결권 행사가 이 경우에 해당한다고 봅니다.

주주의 위임을 받은 대리인은 대리권을 증명하는 위임장을 총회에 제출해야 합니다. 위임장은 원칙적으로 원본을 제출해야 합니다. 그러나 위임장 사본이 원본과 다르지 않다는 점을 입증하거나 대리권의 수여를 확인할 수 있는 특별한 사정이 있다면 사본을 제출하더라도 회사는 의결권 대리행사를 거부할 수 없습니다. 

회사가 경영진에 반대하는 주주의 출석을 막기 위해 대리인에게 주주의 신분증 등 추가 서류를 제출하라고 요구하는 사례도 있습니다. 이는 추후 주총 결의에 대한 취소 사유가 될 수도 있습니다.

최근 대법원 전원합의체는 주주명부에 기재된 주주만 의결권을 행사할 수 있다고 판결했습니다. 주식을 3자에게 명의 신탁한 실질 주주는 의결권을 행사할 수 없다는 판단입니다. 따라서 실질 주주로부터 의결권을 위임받았다면 이를 대리행사 할 수 없다고 보아야 할 것입니다.

실제로 주주가 회사나 위임장 대리행사를 권유한 다른 주주에게 백지 위임장을 제출하는 일도 적잖습니다. 상법은 위임장 양식에 대해서는 특별히 정하고 있지 않기 때문에 백지 위임장 자체를 무효라고 볼 수는 없습니다. 

또한 대립하는 두 세력이 동일한 주주로부터 중복하여 위임장을 받는 사례도 왕왕 발생하는데, 이때는 나중에 작성된 위임장에 의해 먼저 작성된 것은 철회된 것으로 보아야 합니다.

의결권 대리행사는 주주의 적법한 의결권 행사 방법입니다. 따라서 이를 침해하면 결의방법이 현저하게 불공정한 사례에 해당하여 주총 결의가 취소될 수도 있습니다. 

다만 회사는 의결권 대리행사로 인하여 주총 개최가 방해되거나 회사 이익이 침해될 염려가 있는 등 특별한 사정이 있다면 이를 거절할 수 있습니다. 결국 의결권 대리행사 또는 그 행사의 제한이 적법한지 여부는 구체적 사안에 따라 달리 판단될 수 있습니다.

김다연 법무법인 바른 변호사 [e-mail]